Listy intencyjne i umowy przedwstępne w procesach rekrutacyjnych - poradnik

• Czym w ogóle są listy intencyjne i umowy przedwstępne i jakie są różnice pomiędzy tymi oświadczeniami woli?
• Jaki jest sens stosowania listów intencyjnych i umów przedwstępnych w procesach rekrutacyjnych?
• W jakich sytuacjach listy i umowy mogą być korzystne i jakie konkretne korzyści uzyskuje kandydata, a jakie pracodawca?
• Czy można stosować kary umowne w listach intencyjnych i umowach przedwstępnych?

• List intencyjny jest oświadczeniem jednej lub kilku stron. Oznacza to, że list intencyjny może podpisać zarówno tylko jedna osoba, jak i więcej osób.
• List intencyjny wskazuje wolę podjęcia pracy, zatrudnienia, współpracy.
• List intencyjny może być podpisany zarówno przez osobę fizyczną, jak i osobę prawną. W przypadku podpisywania dokumentów przez osobę prawną, dokument w praktyce podpisuje osoba fizyczna uprawomocniona (posiadająca pełnomocnictwo) do reprezentowania osoby prawnej. Najprostszym przykładem jest Prezes Zarządu spółki.
• List intencyjny nie kreuje uprawnień i obowiązków między osobami, które ten list podpisały, lub które są w tym liście wskazane. Oznacza to, że:
  • jeśli osoba, która podpisała list intencyjny, zrezygnuje z zawarcia umowy o pracę lub umowy współpracy, drugiej stronie nie przysługuje żadne prawne roszczenie.
  • list w praktyce ma jedynie efekt psychologiczny, nie ma efektu prawnego.

• Wszystkie niezbędne elementy umowy o pracę, które określa art 29 § 1 kodeksu pracy, tj:
  • rodzaj pracy (stanowisko, funkcja lub zakres czynności);
  • miejsce wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
  • termin rozpoczęcia pracy.
• Oświadczenie kandydata, że zobowiązuje się do podjęcia pracy na w/w warunkach.
• Oświadczenie pracodawcy, że zobowiązuje się zatrudnić kandydata na w/w warunkach.

• to dokument zawierający ściśle określone informacje;
• musi być podpisana zarówno przez kandydata i pracodawcę;
• tworzy zobowiązanie kandydata i pracodawcy do zawarcia umowy przyrzeczonej.

• Dla kandydata szkodą będzie przede wszystkim wynagrodzenie, którego nie uzyskał od pracodawcy.
• Dla pracodawcy szkodą będzie przede wszystkim wartość pracy, która nie została wykonana przez kandydata wskutek niezawarcia umowy o pracę.
• W razie sporu między stronami sąd rozstrzygnie, czy odszkodowanie rzeczywiście jest należne i w jakiej wysokości.

• zakres czynności realizowanych przez strony w ramach współpracy;
• wynagrodzenie i sposób jego wypłacania;
• termin rozpoczęcia współpracy;
• podpis obu stron umowy.

• • Nie można. Dlaczego?
  • Ponieważ list intencyjny nie rodzi zobowiązania. Skoro zaś list intencyjny nie rodzi zobowiązania, to nie można wyegzekwować kary umownej przewidzianej na wypadek niewykonania zobowiązania.

• • • Można. Dlaczego?
    • Ponieważ umowa przedwstępna faktycznie zobowiązuje strony do zawarcia umowy przyrzeczonej. Zatem powstaje zobowiązanie, na wypadek braku realizacji którego można przewidzieć karę umowną.

• Podpisując umowę przedwstępną, pracodawca zamyka proces rekrutacyjny (kandydat został wybrany, umowa została przyrzeczona). Zamykając proces rekrutacji dla pozostałych kandydatów, firma ryzykuje tym, że rezygnacja kandydata spowoduje konieczność ponownego poniesienia kosztu nowego procesu rekrutacyjnego. Ten nowy proces rekrutacyjny trzeba będzie prawdopodobnie przeprowadzić od początku, ponieważ inni kandydaci z poprzedniego procesu już najprawdopodobniej wybrali inne oferty.
• Ponadto rezygnacja kandydata po zamknięciu procesu rekrutacyjnego może spowodować opóźnienia w realizacji przez pracodawcę swoich zobowiązań wobec kontrahentów. To z kolei może spowodować powstanie szkody, np. w wyniku konieczności zapłaty przez pracodawcę kar umownych przewidzianych w umowach z kontrahentami.

• Zastanów się, czy wysokość kary nie jest przesadnie wysoka. Jak wspomniałem wcześniej, kara powinna być na tyle wysoka, by zniechęcić kandydata do rezygnacji z zawarcia umowy przyrzeczonej, ale jednocześnie kandydat nie powinien obawiać się zrujnowania swojego życia, jeśli zrezygnuje z umowy przyrzeczonej z powodów, których nie mógł przewidzieć.
• Wprowadź zasadę wzajemności, czyli uprawnij również kandydata do żądania kary umownej, jeśli pracodawca uchyli się od zawarcia umowy przyrzeczonej. Przykład takiego zapisu przedstawię poniżej.
• Zastanów się, czy wprowadzenie kary do umowy jest uzasadnione. W przypadku stanowisk niskiego szczebla, gdzie wynagrodzenie jest stosunkowo niewysokie, albo też gdy oferta pracy w oczach kandydata nie jest wyjątkowa, zastosowanie kary umownej będzie wątpliwe.

• Kandydat zabezpiecza swój interes, zanim złoży wypowiedzenie bieżącej umowy. Kandydatowi łatwiej podjąć decyzję o wypowiedzeniu, jeśli posiada już prawne zobowiązanie pracodawcy do zatrudnienia/współpracy.
• Kandydat otrzymuje gwarancję wynegocjowanych warunków współpracy, co ma tym większe znaczenie, im więcej czasu pozostaje do podpisania umowy przyrzeczonej. Im więcej czasu do podpisania umowy przyrzeczonej, tym więcej w tym czasie może się wydarzyć i tym większe ryzyko, że pojawi się presja na zmianę ustalonych warunków.
• Kandydat zapewnia sobie komfort zamknięcia innych procesów rekrutacyjnych, które absorbują czas i energię kandydata. Kandydat może poinformować pozostałych rekruterów, że podpisał już umowę i tym samym definitywnie zamyka temat rekrutacji.

• Pracodawca zabezpiecza sprawę zatrudnienie kandydata w przewidzianym terminie. Może zatem zakończyć proces rekrutacji i zwolnione zasoby osób zaangażowanych w ten proces skierować na inne zadania.
• Pracodawca zabezpiecza się przed renegocjowaniem warunków współpracy. Podobnie jak w przypadku kandydata, pracodawca chroni się przed ryzykiem renegocjacji warunków współpracy. Skoro bowiem obie strony zakończyły negocjacje i podpisały umowę przedwstępną potwierdzającą warunki zatrudnienia lub współpracy, to trudniej będzie kandydatowi uzasadnić konieczność zmiany tych warunków.

• wykonywania pracy lub usług;
• podpisywania umów o pracę lub współpracy;
• podpisywania jakichkolwiek umów, których celem jest podjęcie pracy lub współpracy.

• zakaz wykonywania pracy lub usług – jeśli w zakazie mówi się jedynie o “wykonywaniu” pracy lub “świadczeniu” usług, wówczas nie ma zakazu podpisywania umów, które zobowiązują do pracy lub do świadczenia usług w przyszłości. Można zatem podpisać umowę pracy lub współpracy z odroczonym terminem rozpoczęcia jej wykonywania, który to termin powinien zapaść po upływie okresu obowiązywania zakazu konkurencji. 
• zakaz podpisywania umów o pracę lub współpracy – nie można podpisać umowy pracy lub współpracy; można podpisać umowę przedwstępną, ponieważ nie jest to definitywna (przyrzeczona) umowa o pracę lub współpracy. 
• zakaz podpisywania jakichkolwiek umów, których celem jest podjęcie pracy lub współpracy. W takim wypadku nie można podpisać ani umowy przedwstępnej ani umowy o pracę lub o świadczenie usług; można natomiast podpisać list intencyjny, ponieważ list intencyjny nie jest umową i nie zawiera elementu obligacyjnego, tj. wiążącego zobowiązania do zawarcia określonej umowy o pracę lub współpracę.